Conseils pour organiser un événement
Organiser, c’est anticiper ! Avant d’entreprendre quoi que ce soit, veillez au préalable à vous donner le temps de la réflexion et établir un plan d’actions cohérent. Rien d’insurmontable pourvu que vous y mettiez de la méthode. Cet article propose une méthodologie pour réussir l'organisation d'un événement, ainsi que plusieurs conseils marketing plus généraux :
Définir vos besoins
- Déterminer avec précision votre type d’événement : s’agit-il d’une manifestation d’ordre familial (mariage, anniversaire, communion), privé (fête, réception, spectacle, gala, soirée dansante, banquet...) ou professionnel (réunion, séminaire, cocktail dînatoire, conférence, repas d'affaires, congrès, salon...) ?
- Établir la liste et le nombre des convives en prenant soin d’envisager les éventuelles tensions entre certains. Si inviter Sylvie revient à inviter Jean-Jacques, vous ne les placerez pas forcément côte à côte, compte tenu de leurs rapports.
- Appréhender vos besoins : devrez-vous louer une salle, privatiser une boite de nuit, un bar restaurant ? Faire appel à des prestataires de services (animateurs, traiteurs, décorateurs, artistes, photographes, plasticiens, danseurs…) ?
Attention, certains lieux sont plus prisés que d’autres et nécessitent, selon la date de votre manifestation et ses contraintes techniques, de préparer longtemps à l’avance leur location. Pour un mariage par exemple, pensez à réserver votre salle près d’un avant l’échéance. L’exemple vaut pour les prestataires, notamment les traiteurs à l’approche de l’été, saison de l’année propice aux mariages, communions, salons, réceptions…
- Fixer un budget maximum, la date et le lieu de l’évènement et définir un planning pour vous permettre d’adresser à temps vos invitations ou contacter vos prestataires.
Mettre en place une stratégie
- A ce stade de votre brainstorming, vous devriez être en mesure de savoir si vous souhaitez gérer vous-même l’événement (au risque de vous trouver dépassé par l’ampleur de la tache et le temps à y consacrer) ou si votre budget vous permettra d’en déléguer l’organisation à un professionnel, capable d’accéder au moindre de vos désirs.
