Choisir les bons prestataires pour son événement
De l’hôtesse affectée à l’accueil de vos invités au photographe venu immortaliser l’instant, il existe une multitude de professions spécialisées dans l’événementiel. A tel point que certains sites Internet, annuaires et agences dédiées vous proposeront des catalogues exhaustifs de fournisseurs en tout genre. Mais comment trouver parmi les musiciens, traiteurs, animateurs, artistes, voituriers ou encore décorateurs, le ou les prestataire(s) à la hauteur de votre évènement ?
Crédit photo : Inktomi
Les conseils suivants sont également à considérer pour les aspects pratiques et design :
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Dans un premier temps, établissez à l’avance le cahier des charges minutieux de vos attentes : miserez-vous sur le service, la cuisine, le spectacle ou encore l’ambiance ? Peut-être un peu de chaque critère ?
Déterminez avec exactitude la valeur ajoutée que vous souhaiterez apporter à votre événement.
Listez également vos invités en essayant d’imaginer ce qui pourrait leur faire plaisir. N’oubliez pas que de la satisfaction de vos convives dépendra le succès ou non de l’événement. Précision et réalisme vous épargneront bien des décisions prises à l’emporte pièce.
En second lieu, prenez en compte l’avis de votre entourage. Le bouche à oreille et la recommandation sont des facteurs à ne surtout pas négliger dans votre présélection. Dans la mesure du possible, assistez vous-même aux prestations qui vous auront été conseillées.
Enfin, approchez vos fournisseurs. Par téléphone ou directement, interrogez-les, exigez des références, expliquez vos besoins et demandez des devis détaillés listant la totalité des prestations prises en charge. Pour chaque fournisseur, ayez par écrit :
- L’ensemble de son offre jusqu’à la moindre de ses options.
- Sa localisation: préférez toujours un prestataire local pour vous épargner le jour J une angoissante attente (« viendra, viendra pas, à quelle heure, sera t’il prêt à temps ? »).
- Son mode opératoire, le nombre de participants à sa prestation, son matériel à disposition (ie. un écran interactif,, etc.) ses éventuels besoins le jour de l’événement.
S’il s’agit d’un traiteur, cherchez à ce que son devis mentionne le plus de détails possibles concernant la carte (menu, provenance des aliments), le type de repas (buffet, cocktail ou dîner assis), le matériel fourni (nappes, couverts, mobilier), les postes (serveurs, chefs), la rémunération des heures de travail du personnel (tarif nuit, tarif week-end, heures supplémentaires), le coût du transport…
Certains traiteurs iront même jusqu’à vous proposer l’organisation de votre décoration, de l’habillage du personnel (costumes et déguisements thématiques) à la création d’un décor sur mesure, en passant par la gestion de services annexes (éclairages, présentation des menus, cartons d’invitations…)
Vous devrez sentir tout au long de vos échanges s’instaurer une relation de confiance. N'oubliez pas que vos interlocuteurs sont des spécialistes. Ils se doivent de vous accompagner dans vos décisions, vous faire partager leur savoir-faire au travers de suggestions et d’idées créatrices, anticiper certains soucis auxquels vous n’auriez pas pensé (configuration d'une salle ne permettant pas un service optimum par exemple) et surtout vous épargner les mauvaises surprises (dépassement de budget, retard dans les délais, etc.).
S’entourer de professionnels, c’est se prémunir de futurs déboires et garantir à votre manifestation une qualité à la hauteur de vos exigences.
